Clariant lässt Software Aufträge vergeben

Große Verlader arbeiten häufig mit SAP, Spediteure oft mit Edifact oder Fortras. Weil die Systeme nicht vollständig kompatibel sind, geben Mitarbeiter die Informationen für einzelne Aufträgen immer noch per Mail oder Telefon weiter. Doch letztlich müssen beide Seiten die Daten in ihr System einpflegen – doppelte Arbeit, die dazu noch fehleranfällig ist.

Clariant, Konzern mit Schweizer Wurzeln, der seine Spezialchemikalien weltweit vertreibt, hat schon seit einiger Zeit einen Ausweg aus dem Dilemma gefunden: eine Schnittstelle die die unterschiedlichen Welten nahtlos verbindet. Clariant managt Transporte mithilfe einer Logistikplattform, die von der Münchner Euro-Log AG entwickelt wurde.

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Die Regel

Geben Clariant-Mitarbeiter Aufträge ein, stellt das SAP-System fest, von welchem Standort, mit welcher Versandart und zu welchem Zeitpunkt ein Kunde beliefert wird. Jeder Region ist ein Spediteur exklusiv zugeordnet. So ist beim Anlegen des Auftrags schon entschieden, wer den Auftrag erhält, erläutert Philipp Edelmann, „Global Process Expert Distribution“ bei Clariant. „Wir haben diesen Prozess bewusst extrem verschlankt, um hohe Standardisierung und Effizienz zu ermöglichen.“

Die Speditionsaufträge werden im XML-Format über eine Schnittstelle, das SAP Interface, übertragen. Sie gelangen über sichere Internetverbindung in das Clearing Center des IT-Dienstleisters Euro-Log. Hier werden sie in ein Datenformat umgewandelt, das die Systeme des Spediteurs lesen können. Pro Jahr werden so rund 200.000 Transportaufträge über die Euro-Log-Plattform gemanagt.

Kommunikation nach der Vergabe

Dieser Prozess erleichtert und beschleunigt die Kommunikation zwischen den Partnern erheblich. So weit, so gut – und üblich. Clariant hat die Prozesse aber noch weiter automatisiert und optimiert. Durch den hohen Standardisierungsgrad kann die Euro-Log-Plattform auch als Kommunikationsplattform nach der Transportvergabe genutzt werden. So werden Transport-Statusse, wie das Zustelldatum vom Spediteur übermittelt. Das wiederum nutzt Clariant im KPI-Management, um die Lieferperformance zu messen. Edelmann unterstreicht, dass die elektronische Abwicklung nicht nur Prozesse beschleunigt und vereinfacht, sondern auch Fehler reduziert: „Kommt ein Fahrer beispielsweise am Freitag nicht mehr rechtzeitig zum Kunden, kann er nicht gleich den Prozess abschließen und schon mal den Zustellungsvermerk für Montagmorgen eintragen. Auch wenn er mit großer Wahrscheinlichkeit als erster auf dem Hof stehen wird. „Das System blockiert in solchen Fällen das Übermitteln des Auslieferdatums.“ So wird auch die Kontrolle in den einzelnen Phasen der Transporte zuverlässiger.

Ausnahme von der Regel

Standards sind eine gute Sache, einerseits. Andererseits ist das Leben ist immer für eine Überraschung gut. Sollte es zu Zwischenfällen kommen, sind Clariant-Mitarbeiter immer noch in der Lage, manuell einzugreifen. Fallen beim favorisierten Spediteur beispielsweise aufgrund technischer Probleme LKW aus, gibt es schon einen „Plan B“, also einen weiteren Spediteur, der in der Lage ist, einzuspringen. Doch das ist nur selten erforderlich.

Eher kann es passieren, dass sich Lieferungen verzögern, etwa wenn sich der Verkehr mal wieder staut oder weil versehentlich ein falsches Dokument mitgegeben wurde.

Spediteure können Clariant über die Euro-Log-Schnittstelle auch die Gründe für eine Verspätung mitteilen. Somit wird Transparenz geschaffen und beide Partner können auf Ursachenforschung gehen und mittelfristig gegensteuern. Wird der Kunde bei Verspätungen heute noch manuell über den Sachbearbeiter informiert, so soll dies künftig proaktiv und automatisiert erfolgen.

Außerdem gibt es auch bei einem Chemieriesen wie Clariant kleine Niederlassungen, die nur zwei oder drei Lkw-Ladungen pro Woche auf die Reise schicken. In diesem Falle würde man mit Kanonen auf Spatzen schießen, wenn das große System implementiert wird. „Hier sind wir mit einer Abwicklung per E-Mail und Telefon künftig noch besser aufgestellt“, ist Edelmann sicher. Doch hier setzt der Verlader auf standardisierte und automatisierte Prozesse, zum Beispiel durch automatischen Mailversand, sofern ein bestimmter Status erreicht ist.

Überschaubarer Aufwand

Doch das bleiben die Ausnahmen. Für alle anderen Beteiligten werden die Daten aus dem Clariant-AP-System oder aus den verschiedenen Speditionssystemen im Edi Clearing Center der Euro-Log AG konvertiert, so dass sie reibungslos von einem System ins andere laufen können.

Für die Spediteure hält sich der Aufwand für die Anbindung an das System in Grenzen. Ein Implementierungsleitfaden führt Schritt für Schritt an die Arbeit mit der Schnittstelle heran. „Spediteure sind dazu heute technisch ohne weiteres in der Lage“, erklärt Edelmann. Die Implementierung könne bestenfalls schon in einer Woche erledigt sein, maximal zwei Monate für die Anbindung seien auf jeden Fall realistisch.

Bereits jetzt läuft die Kommunikation über Euro-Log als Dialog zwischen Verlader und Transporteur. Künftig, kann Edelmann sich vorstellen, könnten auch die Kunden eingebunden werden. „Aber das ist noch Zukunftsmusik“, betont er. Der nächste Schritt wird es sein, die Unterschiede zwischen SAP-Versionen in Amerika, Asien und Europa zu beseitigen. Auch hier verspricht sich das Unternehmen erhebliche Erleichterungen durch eine Standardisierung.

Potenzial sieht er auch in einer Erweiterung des Datenpools: „Wir könnten künftig auch die Daten zum CO2-Ausstoß der Transporte erfassen.“ Er geht davon aus, dass diese Größe, die heute nur selten nachgefragt wird, als Entscheidungskriterium für Kunden künftig stärker in den Fokus rücken wird. Wenn vergleichbare Daten vorliegen, könnte mithilfe der Plattform sicher häufiger zugunsten intermodaler Verkehre entschieden werden. Das dies heute noch nicht geschieht, führt wieder zum Thema „Standards“ zurück – noch fehlt der eine, durchgängig akzeptierte Weg, die Emissionen zu erfassen. Aber Edelmann ist optimistisch, dass sich auch hier einiges bewegen wird. (rok)

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