Fallen bei IT-Projekten meiden

IT Fallen Projekte IT-Projekte Recht Management

Die fortschreitende Digitalisierung stellt immer höhere Ansprüche an Logistik-Dienstleistungsunternehmen. Diese müssen dafür ihre IT aufrüsten. Aber oft wird der ursprünglich angesetzte Kosten- und Zeitrahmen weit überschritten. Ein Klassiker aus der Praxis: Ein ursprünglich auf 400.000 EUR geschätztes IT-Projekt kostet letztendlich 1,2 Mio. EUR – und es klappt noch längst nicht alles. Zwei Beispiele zeigen Knackpunkte auf und wie diese Risiken durch gute IT-Verträge minimiert werden können.

Beispiel:

Der Logistikdienstleister stellt seinen Betrieb von der Software-Anwendung SAP-EM auf SAP-EWM um. Er verlangt im Lastenheft vom IT-Unternehmen, dass beim Scannen einzelne Sendungsstücke in Verlade-Handling-Units (HUs) zusammengefasst werden können. Die Vernetzung von Verlade-HUs zu einer Mutter-HU ist darin aber nicht enthalten. In einer solchen Mutter-HU werden mehrere Verlade-HUs, beispielsweise für eine Palette, zusammengefasst.

Anzeige

Der Logistikdienstleister unterschreibt den Vertrag, in dem es zudem heißt, dass „Mitarbeiter des Logistikdienstleisters für das System geschult werden müssen“. Wer und wie ist nicht geregelt.

Ohne Mutter-HU müssen die Mitarbeiter unter erheblichem Zeit- und Personalaufwand sämtliche Verlade-HUs, beispielsweise auf einer Palette, einzeln scannen. Die Barcodes sind dort jedoch nicht immer sichtbar und können so nicht gescannt werden oder nur mit erheblichen Mehraufwand (Palette abräumen und wieder packen).

Als der Logistikdienstleister die fehlende Vernetzung zur Mutter-HU bemerkt, fordert er Nachbeserung. Der IT-Dienstleister verlangt daraufhin mehr Zeit und eine zusätzliche Vergütung. Auch kommen die Mitarbeiter des Logistikdienstleisters nicht mit dem System zurecht. Das IT-Unternehmen verweigert die kostenlose Schulung, und der Logistiker kann aufgrund von Buchungsausfällen wochenlang keine Rechnungen stellen.

Nach Vertrag hat der IT-Dienstleister alle Leistungen erbracht. Die Programmierung der Mutter-HU stellt damit einen neuen Auftrag dar, für den der IT-Dienstleister gemäß Paragraf 631 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) eine zusätzliche Vergütung verlangen kann.

Wer die Mitarbeiter schulen muss, ist im Vertrag nicht geregelt. Ein Gericht dürfte die kostenlose Schulungspflicht vom IT-Dienstleister ablehnen. Hat der Logistikdienstleister keine Schulungskompetenz, so bleibt ihm kaum etwas anderes, als den IT-Dienstleister mit der Schulung zu beauftragen und dies zusätzlich zu vergüten.

Praxistipp:

Anzeige

Der Vertrag sollte konkrete Vorgaben für die zu erreichenden Ziele, zum Beispiel die Dauer der Einbuchung einer sortenunreinen Palette, machen. Allgemeine Floskeln wie „optimieren“ sollten vermieden werden. Denn nur so ist eine Leistung messbar. Auf jeden Fall sollte der Maßstab „Best-Practice-Stand der Technik zum Zeitpunkt der Unterzeichnung“ im Vertrag genannt werden. Zudem empfiehlt es sich, die Beratungspflicht auch für Logistikprozesse aufzunehmen, damit der IT-Dienstleister auf Lücken wie die Bildung der Mutter-HU hinweisen muss.

Ein banal klingender, aber wirkungsvoller Tipp: Vermeiden Sie das Passiv. Nur Formulierungen im Aktiv verdeutlichen, wer zur Leistung verpflichtet ist. So wären Streit und Zeitverlust wegen der Mitarbeiterschulung vermieden worden.

Beispiel:

Der IT-Dienstleister nennt im Vertrag viele IT-spezifische Begriffe ohne Zusammenhang oder Definition. Der Logistikdienstleister soll bei der Umsetzung mitwirken. Regelungen zur Projektabwicklung, wie feste Leistungszeiten, fehlen hingegen.

Das Projekt dauert doppelt so lange wie geplant. Der IT-Dienstleister verweigert jegliche Verantwortlichkeit und verweist auf die fehlende Mitwirkung des Logistikers.

Ohne vertragliche Regelung ist der IT-Dienstleister nicht an bestimmte Leistungszeiten gebunden, und Verzögerungen sind hinzunehmen. Eine ungefähre Zeitplanung bei Vorbesprechungen ist rechtlich nicht bindend. Die Mitwirkung des Logistikdienstleisters ist nicht konkret definiert, was ebenfalls zur Auslegung und damit zu Verzögerungen und ungewissem Ergebnis führt.

Praxistipp:

Sogenanntes „IT-Chinesisch“ ohne Bezüge zur Leistungserbringung oder (englische) Begriffe ohne Definitionen sind zu vermeiden. Mag es in Leistungsbeschreibungen zielführend sein, ist eine juristische Sprache unabdingbar für den rechtlichen Rahmen. Dafür gibt es Anwälte. Durch diese Trennung werden auch Vertragslücken wie der fehlende Zeitrahmen deutlich.

Die Mitwirkung vom Logistikdienstleister ist erforderlich. Sie sollte aber auf konkrete Punkte bezogen werden. Zudem sollte sich die Beratungspflicht des IT-Dienstleisters auch hierauf erstrecken, um eine effektive Zusammenarbeit zu schaffen. (hec)

Anzeige
Über Tim Meinken 198 Artikel

Digitalisierte Frohnatur, Glücklicher Ehemann und zweifacher Vater. Er arbeitet als Produktmanager Social Media / Online (DVZ und BlueRocket) zudem ist er als Autor in Hamburg tätig.
Hier können Sie Kontakt zu mir aufnehmen:

Hinterlasse jetzt einen Kommentar

Kommentar verfassen