So soll auch der Logistik Mittelstand den digitalen Wandel schaffen

Otto, Bachle, LKW
Foto: Bollig
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Die Spedition Otto Bächle aus dem baden-württembergischen Villingen-Schwenningen investiert in Logistik 4.0. Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Vision-Flow wurde eine modulare Software entwickelt. Diese soll insbesondere mittelständischen Speditionen den Weg ins digitale Zeitalter ermöglichen. Der erfolgreiche Umbau bei Bächle dient dabei als Grundlage für ein Vertriebsmodell. „Angesichts von Vollbeschäftigung und Fachkräftemangel mussten wir uns etwas einfallen lassen, um unsere Mitarbeiter effektiver einzusetzen“, begründet Geschäftsführer Marius Neininger die eigene Investition von rund 0,5 Mio. EUR in die IT-Lösung.

„Die derzeit auf dem Markt verfügbare Software genügt oftmals nicht den Ansprüchen einer digital aufgestellten Spedition“, meint Neininger­. Als Beispiel nennt er fehlende mehrsprachige Sprachsteuerung der Telematiksysteme für die Fahrer, die dennoch im Ergebnis für Kunden zu einem deutschsprachigen Dokument führen müsste. Ebenfalls wichtig sei im Zuge der zunehmend digital gespeicherten Unterschriften eine automatische Kontrolle, ob diese korrekt sind. „Nur wenige Softwaretools bieten solche Lösungen an, in Kombination gar keine“, berichtet der Unternehmer.

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Zudem seien viele Programme im Laufe der Jahrzehnte zu komplex geworden. Neininger stellt fest: „Meine Mitarbeiter konnten nicht mehr alle wichtigen Informationen auf einen Blick sehen.“ Mit diesem Zustand war er unzufrieden und hat deshalb gemeinsam mit dem IT-Dienstleister aus Vorarlberg eine modulare und auf integrierten Softwarebausteinen basierende Lösung entwickelt.

Wichtig ist dem Spediteur ein möglichst einfacher Prozessfluss. „Wegen des steigenden Kostendrucks und des zunehmenden Fachkräftemangels wird zudem die Automatisierung immer wichtiger“, betont Neininger. Die Softwareumstellung macht sich bereits bemerkbar: Bei Otto Bächle wurden in der Verwaltung innerhalb von zwei Jahren 15 von 34 Stellen eingespart – bei gleichzeitig verdoppelter Sendungsmenge.

Altsysteme laufen im Hintergrund

Dabei konnte Neininger die eigene Speditionssoftware, etwa das ERP-System von Active Logistics, behalten. Über Schnittstellen ziehen sich die neuen Programme relevante Daten aus den vorhandenen Datenbanken – je nach Bedarf kommen verschiedene Module zum Einsatz. „Wir haben ein Baukastensystem entwickelt, das dem Spediteur für sein Unternehmen maximale Freiheit lässt“, sagt Neininger. Vorhandene Altsysteme bleiben im Hintergrund als Basis erhalten, die Module füllen Lücken oder bessern Schwachstellen aus. Somit wird das Risiko einer umfassenden Daten- und Systemmigration vermieden.

„In vielen Speditionen ist die Software an das Ende ihres Lebenszyklus gekommen“, bestätigt Alfred Jäger, Geschäftsführer und Gründer von Vison-Flow. „Um vorhandene Unzulänglichkeiten zu ­überbrücken, werden Krücken programmiert – doch damit können Prozesse nicht in dem Maße automatisiert und vernetzt werden, wie es eine moderne Spedition leisten müsste.“ Jäger entwickelt mit seinem IT-Unternehmen workflow- und prozessorientierte Software. „Unsere Lösung namens Dynamic Logic Engine – DLE – setzt auf ein beliebiges ERP-System auf und ergänzt oder verbessert dieses je nach Bedarf“, erläutert er. Wichtig ist ihm dabei ein sehr einfacher Einsatz für den Endanwender.

Alle Komponenten vernetzen

Die Anwendungen bei Otto Bächle­ sind vielfältig: Hallenscannung, Disposition, Online-Erfassungtool, Lohnabrechnung oder Werkstattlösungen. Grundlage ist immer die Vernetzung der verschiedenen Komponenten. Informationen aus dem einen Modul können automatisch für ein anderes genutzt werden. Bei Otto Bächle werden beispielsweise Informationen der Verwiege- und Vermesseinrichtung im System hinterlegt und für verschiedene Anwendungen genutzt.

„So wird im Schadensfall bei der Eingangskontrolle automatisch ein Schadensprotokoll für die ­Versicherung erstellt“, nennt Neininger ein Beispiel. Daten nach dem EDI-Standard Fortras und Bilder der beschädigten Ware werden dabei verknüpft. „Die automatische Vernetzung von Daten aus unterschiedlichen Anwendungen ist das Kernstück unserer Lösung“, berichtet Neininger. Es gehe nicht nur um eine papierlose Spedition, sondern eine Weiterentwicklung in Richtung Logistik 4.0.

„Mit unserem Online-Erfassungstool bieten wir nicht nur eine zentrale Plattform, auf der Kunden alle nötigen individuell wichtigen Informationen mit einem Mausklick abfragen können“, berichtet Neininger­. Auch die Prämienberechnung und Spesenabrechnung der Fahrer geschieht bei Otto Bächle automatisch durch die Verknüpfung der Informationen aus der Disposition mit der Lohnbuchhaltungssoftware. Dadurch werden Mitarbeiter entlastet, die Zeit für andere Aufgaben gewinnen und nicht mehr Routineanfragen beantworten müssen.

Bereits seit 2013 nutzt Otto Bächle­ einige Tools von Vision-Flow. 2015 wurde die Zusammenarbeit intensiviert. Jetzt will Neininger als nächsten Schritt die Kontraktlogistiksparte optimieren. „Auch hier sehe ich viel Potenzial“, meint der Spediteur aus Villingen-Schwenningen.

Vorgehen nach dem Prinzip Rapid Prototyping

„Anstatt umfangreicher Pflichtenhefte zu schreiben, setzten wir bei unserer Software auf eine agile Vorgehensweise im Sinne des Rapid Prototyping“, erläutert Andreas Dür; Geschäftsführer von Vision-Flow, das Vorgehen. Sobald die grundlegenden Bedürfnisse des Kunden verstanden wurden wird ein erster Prototyp entwickelt, an dem konkret die Erfordernisse des Spediteurs abgearbeitet werden. „Wir setzen auf eine agile Vorgehensweise/Zusammenarbeit“, sagt Dür, „und gleichen unsere Arbeit immer wieder mit den tatsächlichen Bedürfnissen der Kunden ab.“ Wichtig sei deshalb, dass die Entwickler bei Vision Flow einen Einblick ins speditionelle Geschäft haben.

„Es geht nicht um ein Ablösen vorhandener ERP-Systeme“, stellt Jäger klar. „Ziel ist es Prozesse und Abläufe zu verbessern.“ Dafür hatte sich Firmenchef Neininger selbst in die operativen Abteilungen seiner Spedition gesetzt, um eingefahrene Strukturen hinterfragen zu können. Die Zusammenarbeit mit den Software-Entwicklern war deshalb sehr eng. „IT-Projekte müssen an der Praxis entwickelt werden“, fordert Neininger. „Es hilft nichts, wenn sich ein IT-Nerd zwei Monate in seiner Kammer einsperrt, programmiert und am Ende muss mein Sachbearbeiter mit dem Ergebnis irgendwie klarkommen.“

Seine Mitarbeiter waren schnell vom Wandel überzeugt, berichtet er. Denn die Vorteile waren im tagtäglichen Arbeiten sichtbar. Da Prozesse und Abläufe viel intuitiver angelegt sind, sinkt die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter, nennt Neininger einen Vorteil. „Mit unserem neuen Dispo-Tool, disponieren wir unsere 30 Verteilerfahrzeuge innerhalb einer halben Stunde“, berichtet er. Zuvor war dafür teilweise bis zu drei Stunden Aufwand nötig. Alle Routineaufgaben, Regeln und Standards für Fahrer, Fahrzeuge und Touren sind im neuen System hinterlegt. Das Wissen der Disponenten wurde systematisch erfasst und in die Datenbank eingepflegt. Die Touren werden teilautonom von der Dispositionssoftware erstellt: Route, Stoppdauer, Reihenfolge und individuelle Wünsche und Anforderungen der Kunden sind vorgegeben. „Wir haben dadurch einen deutlich höhere Stoppdichte pro Fahrzeug erreicht“, nennt Neininger den zentralen Vorteil. „Im Schnitt schaffen wir drei bis vier Stopps mehr pro Tag und Tour.“

Digitale Prozesse sorgen für gnadenlose Transparenz

„Spediteure waren ursprünglich die Architekten und Planer der Verkehre“, betont Neininger. Diese Aufgabe wurde in den letzten Jahren jedoch zunehmend an die Subunternehmer delegiert. Sendungen die konkrete Auftragsausführung wurden an die Frachtführer übergeben. Diese Zeit sei vorbei: „Die Digitalisierung und der Mangel an Unternehmern führt dazu, dass wir diese Kernaufgabe wieder selbst leisten müssen.“ Neininger plädiert dafür, dass Spediteure für passende Rahmenbedingungen in der Branche kämpfen müssten. „Sowohl Fahrer als auch Frachtführer müssen ordentliches Geld für gute Arbeit bekommen. Die Zeiten, in denen die Logistikbranche auf den Billigunternehmer mit den Fahrernomaden aus dem Osten setzen konnten sind demnächst vorbei.“

Er blickt durchaus selbstkritisch auf die eigene Branche. Sehr lange wurde der wirtschaftliche Druck der Verlader nahezu widerspruchslos an die Subunternehmer durchgereicht. Fairness spiele kaum eine Rolle. „Doch demnächst können wir die Vorgaben der Verlader nicht mehr erfüllen und dann droht das ganze System zusammenzubrechen“, warnt Neininger. Zu lange hätten Spediteure und Frachtführer vor der Realität die Augen verschlossen. „Digitale Prozesse sorgen für gnadenlose Transparenz der eigenen Kosten – da kann man sich als Unternehmer nur noch schwer selbst über in Wirklichkeit unrentable Aufträge anlügen.“

Gerade für Mittelständler sei eine einfache, leicht verständliche und handhabbare Software wichtig. Durch unübersichtliche und dadurch ineffiziente Programme verlören Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, auch Mitarbeiter seien schnell frustriert. Dennoch scheuen viele Unternehmen und selbst Konzerne den Austausch der teilweise jahrealten Softwarepakete. „Wer seine Prozesse aktuell gut im Griff hat, hat Angst vor den Folgen einer laufenden Anpassung oder einer umfassenden Änderung. Deshalb halten viele Unternehmer zu lange an ihrem IT-System fest“, meint Experte Dür.

Neininger stellt auch bei Industriekunden Nachholbedarf fest: „Viele Unternehmen sind beim Thema Digitalisierung deutlich hinterher, oft fehlt die Datentransparenz selbst bei Konzernen.“ Es gehe in Gesprächen viel zu oft nur um Preise, aber eine Unterstützung der Dienstleister durch Auftraggeber, indem die richtigen Daten verfügbar gemacht werden, geschehe kaum.

Gemeinsames Unternehmen geplant

Zum Vertrieb des Produkts sei eine intensive Zusammenarbeit zwischen der Spedition und Vision-Flow vorgesehen. „Wir planen den Aufbau eines neuen Unternehmens“, führt Neininger aus. Zielgruppe sind Speditionen und Verlader, zunächst aus dem deutschsprachigen Raum. Angeboten wird künftig durch das neue Unternehmen operative Beratung und Umsetzung von IT-Projekten. Geplant ist der Start des Projekts noch im zweiten Halbjahr 2017, wobei bereits zwei Pilotkunden gefunden wurden.

Über Sebastian Bollig 4 Artikel
Fachredakteur und Leiter Digital der DVZ

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