TMS: Alles auf den Kopf stellen Expertentipps in Frankfurt

TMS transport management system
Foto: IStock

Speditionen kennen das: Wenn der LKW langsam in die Jahre kommt, wird ein neuer bestellt. Und der ist dann – wie könnte es anders sein? – schöner, schneller, besser. Wer glaubt, dass es genauso läuft, wenn das Transportmanagementsystem (TMS) gewechselt wird, ist auf dem Holzweg. Denn eine neue Software als reine Ersatzinvestition mit besserer Technologie zu betrachten stellt den Projekterfolg infrage.

„Bei der Einführung eines neuen TMS entstehen leicht Projektkosten im mittleren sechs- bis sogar siebenstelligen Bereich“, berichtet Rainer Hoppe, geschäftsführender Gesellschafter von Apari Consulting aus Wiesbaden. Wer in Anbetracht knapper Margen in der Logistik eine solche Investition tätigt, muss sich hohe Ziele stecken, um mit der Software zum Erfolg zu kommen. „Da reicht es einfach nicht, in einem neueren System über dieselben Funktionen zu verfügen“, betont der erfahrene Logistikberater. Es gilt, Potenziale zu heben, seine Prozessqualität zu verbessern, zusätzliche Kapazitäten etwa für neue Produkte oder Services zu erschließen und natürlich die Effizienz deutlich zu steigern. „Damit das gelingt, muss sich die Organisation nahezu neu erfinden – denn nur durch eine ganzheitliche Herangehensweise kann dasselbe Personal auch deutlich mehr Arbeit mit besserem Erfolg bewältigen“, unterstreicht Hoppe.

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Verantwortung verlagern

In den meisten Betrieben ist immer noch die Abrechnungsabteilung Hauptleidtragender von Prozessschwächen. Sie muss häufig Fehler aus den vorgelagerten Prozessen ausmerzen, um einen Überblick zu gewinnen, der die vollständige absprachegemäße Abrechnung erlaubt. Doch es geht auch anders: „Wer stringente Prozesse mit adäquater IT-Unterstützung etabliert, kann nach unserer Erfahrung seinen administrativen Aufwand um 15 bis 20 Prozent senken“, verrät der Experte.

Dabei kommt es vor allem auf die Datenqualität an. Doubletten bei Stammdaten und lückenhaft dokumentierte Veränderungen bei den Aufträgen kosten beispielsweise nicht nur Bearbeitungszeit. Durch späteren Zahlungseingang oder erbrachte, aber nicht abgerechnete Leistungen kann infolgedessen auch der Ertrag sinken.

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Wer über alle korrekten Informationen verfügen will, wenn es darauf ankommt, kommt nicht umhin, beginnend im Vertrieb, ein konsequenteres Vorgehen abzuverlangen. „Das fängt bei den Stammdaten, Tarifen, Konditionen an. Und es reicht bis hin zu rechtzeitig vorliegenden Auftragsinformationen“, verdeutlicht Hoppe. „Alles Themen, für die der Vertrieb und sein Innendienst die entscheidende Verantwortung tragen.“ Systemseitig ist es dann wichtig, dass ein TMS über eine moderne Architektur verfügt, die sowohl EDI-Informationen (Electronic Data Interchange) verarbeiten als auch über Webservices kommunizieren kann.

Fehler vermeiden

Auch operativ können moderne TMS entscheidende Vorteile bringen – beispielsweise mit Workflows, die Fachkräfte-Know-how flankieren und zur Fehlervermeidung etwa bei Gefahrguttransporten beitragen. Darüber hinaus bieten sie beispielsweise den Schlüssel zu einer Palettenbuchhaltung ohne Zusatzaufwand.

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Besonders ergebnisrelevant wird es, wenn die Disposition im TMS zu den jeweiligen Aufträgen auch die Einkaufskonditionen hinterlegt. Denn dann lässt sich die Wirtschaftlichkeit im Prozessverlauf direkt erkennen. Auch die Abfertigung in der Umschlaghalle profitiert entscheidend von transparenten Prozessen. Wenn die Mitarbeiter in der Halle zum Beispiel den Status einzelner Sendungen an Bildschirmen und auf den MDE (Mobile Datenerfassungseinheiten) nachvollziehen können, entfallen die Ausdrucke von Ladelisten komplett, und die allermeisten Suchvorgänge lassen sich ebenfalls effektiv vermeiden. „Dashboards mit Hinweisen auf kritische Prozesse und bevorstehende Störungen verbessern die Prozessstabilität enorm“, empfiehlt der Apari-Chef.

Zukünftige TMS-Anwender einbeziehen

All diesen Effekten steht jedoch eine entscheidende Hürde voran: Um sie zu ermöglichen, müssen alle Beteiligten im Unternehmen bereit für Veränderungen sein. Erst dann versetzen moderne TMS Speditionen in die Lage, die damit verbundenen Potenziale zu heben. „Am besten gelingen solch tiefgreifende Veränderungen, wenn die Unternehmen die künftigen Anwender eines Transportmanagementsystems von Anfang an in das Einführungsprojekt einbinden – idealerweise sogar schon in die Produktauswahl“, unterstreicht Hoppe.

Denn nur so kommt auch die zentrale Botschaft an: Es geht nicht um die IT, sondern um die Abläufe im Tagesgeschäft. Dann lassen sich auch frühzeitig die wichtigsten Erfolge erkennen: reife digitale Prozesse mit durchgängigem Datenfluss in hoher Qualität und die konsequente Abschaltung von Nebensystemen, allen voran liebgewonnene Excel-Listen. (sr)

Veranstaltung

Stehen Sie vor einer Software-Auswahl? Benötigen Sie eine Experteneinschätzung? Oder fehlt Ihnen schlicht und einfach ein Ratgeber? Auf unserer Fachkonferenz „Das richtige TMS als Schlüssel zur Spedition 4.0“ am 26. September im Holm in Frankfurt beantworten wir zentrale Fragen rund um TMS und deren Einführung in Workshops. Schreiben Sie uns noch bis zum 12. September an reimann@dvz.de, was Sie bewegt – und erhalten Sie die Antwort auf Ihr Anliegen von unseren Experten.

Die besten Chancen auf einen Platz im Programm haben natürlich alle Fragen, die für möglichst viele Teilnehmer relevant sind.

Zum Programm geht es hier

Checkliste

Woran erkennen Sie ein TMS, das zu Ihren Abläufen passt?

  • Prüfen Sie Referenzen von Unternehmen, die vergleichbare Tätigkeitsfelder, Marktsegmente und Länder bedienen und über ähnliche Mengengerüste verfügen.
  • Setzen Sie auf ein System, das spezifische Workflows verwaltet und durchsetzt: So unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter und steigern die Qualität kundenindividueller Prozesse.
  • Fehlervermeidung: Welche Prüfroutinen und Plausibilitätschecks bringt das TMS mit?
  • Datenkonsistenz: Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Niederlassungen oder Organisationseinheiten verfügt, sollte das TMS mit dem OneFile-Konzept arbeiten – also Stammdaten nur einmal führen und Sendungen sowie Status zentral verwalten.
  • Übersichtliche Darstellung: Ein transparentes TMS kann Arbeitsmasken und Listeninformationen rollenbezogen darstellen und individuell konfigurieren.
  • Steuerung: Ein Übersichtsmonitor oder Dashboard zeigt Handlungsbedarf sofort an und setzt Prioritäten.
  • Konnektivität: Mit einem modernen TMS können Sie Daten von Kunden und Partnern über sämtliche aktuellen Technologien austauschen (EDI, Webservices oder Ähnliches).
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Über Tim Meinken 288 Artikel
Digitalisierte Frohnatur, Glücklicher Ehemann und zweifacher Vater. Er arbeitet als Produktmanager Social Media / Online (DVZ und BlueRocket) zudem ist er als Autor in Hamburg tätig. Hier können Sie Kontakt zu mir aufnehmen:

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