Transparenz ist Trumpf

Transparenz Digitalisierung
Foto: IStock

Alle reden von Digitalisierung, doch wo fängt die eigentlich an? Zum Beispiel bei einem ganz alltäglichen, in jedem Unternehmen auftretenden Prozess: der Rechnungstellung. Hierfür ist oft noch Papier im Einsatz. Eine Umstellung auf elektronischen Datentausch (EDI, Electronic Data Interchange) ist ein sinnvoller Schritt in Richtung Digitalisierung. Denn bevor sich ein Unternehmen eine allumfassende Digitalisierungsstrategie verordnet, fängt man lieber im Kleinen aber Konkreten an.

EDI kann ein Wegbereiter für die Digitalisierung sein. Der Nutzen der elektronischen Datenübermittlung liegt in einer besseren Anpassungsfähigkeit sowie einer Erhöhung der Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit. Das ist beispielsweise in Branchen notwendig, in denen sich die Anforderungen kurzfristig ändern können wie in der Automobilindustrie. Hier wird die Individualisierung der Produkte weiter zunehmen und somit die Komplexität der Prozesse und des Informationsflusses steigen.

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Direkte Übermittlung ist ideal

Ein System kann die Frequenz für einen Lieferabruf vorgeben. Wer das anbietet – als Lieferant oder Logistikdienstleister – hat einen Wettbewerbsvorteil, argumentieren Anbieter von EDI-Systemen. Und es gibt weitere Vorteile. Die manuelle Lieferschein- oder Rechnungserfassung ist fehleranfällig, eine Umstellung auf elektronische Abwicklung verspricht deutliche Besserung. Der ideale Ablauf: Eine Bestellung wird aus dem ERP-System direkt an den Lieferanten übermittelt. Dieser liest die Daten automatisch in sein ERP-System ein und verschickt elektronisch eine Rechnung.

Klingt eigentlich nicht nach einer großen Sache, doch in der Praxis gibt es einige Hürden, und deswegen arbeiten viele Firmen noch auf analogem Weg. Sie verschicken Bestellungen auf Papier, erfassen diese in einen System, drucken eine Rechnung und verschicken sie auf Papier. Dabei ist Vorsicht geboten, denn an jeder Medienbruchstelle lauert der Fehlerteufel.

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Voraussetzung für eine elektronische Abwicklung ist Datenkompatibilität zwischen den ERP-Systemen von Geschäftspartnern. Ist das gegeben, profitieren beide Seiten von effizienteren Prozessen, weil manuelle Schritte wegfallen und Zeit durch eine schnellere Bestellabwicklung gespart werden kann. Auch eine höhere Liquidität kann die Folge sein, da elektronische Rechnungen schneller bezahlt werden. Papier landet in der Regel auf Stapeln, die langsam, je nach Mitarbeiterkapazität, abgearbeitet werden. Außer den internen gibt es externe Vorteile. So kann sich EDI-Fähigkeit positiv auf die Kundengewinnung auswirken und für positive Lieferantenbewertungen sorgen.

Über Projektfortgang informieren

Um derartige Effekte zu erreichen, ist es wichtig, ein Digitalisierungsprojekt für den elektronischen Datentausch auf der Chefetage anzusiedeln. In Projektteams sollten die Führungsebene und digitalaffine Mitarbeiter vertreten sein. Von diesen darf das Projekt dann nicht den Abteilungen übergestülpt werden. Vielmehr müssen Mitarbeiter überzeugt, abgeholt und vor allem kontinuierlich über den Fortgang des Projekts informiert werden. Es ist ein Bewusstsein für die Vorteile zu schaffen, Ängste müssen ernst genommen und entkräftet werden, indem zum Beispiel neue Tätigkeiten anschaulich erklärt werden. Transparenz ist Trumpf.

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Einer der ersten Schritte eines EDI-Projekts ist es, den Ist-Zustand zu erfassen. So ist das ERP-System zu prüfen, ob es die Branchenprozesse überhaupt abdecken kann. So gibt es im Segment Automotive auf Seiten der Hersteller und Lieferanten oftmals komplexe Prozesse, für die die ERP-Systeme mancher Dienstleister schlichtweg ungeeignet sind. Aus diesem Grund gibt es eine Mittelstandsinitiative der Automotive Partnership Association ITA. Sie hilft Unternehmen, ein für eine Branche geeignetes, EDI-fähiges ERP-System anzuschaffen. Voraussetzung ist zu prüfen, ob die bestehenden internen Prozesse zu den künftigen strategisch geplanten Abläufen passen.

Ein entscheidender Punkt ist die Datenqualität und die Durchgängigkeit der verfügbaren Informationen. Gibt das ERP-System die benötigten Daten für EDI her? Ist das nicht der Fall, ist die Gefahr eines Projektmisserfolgs groß. Sind die Anforderungen hinsichtlich Datenqualität erfüllt, ist zu überlegen, welche Partner mit welchen Formaten angebunden werden sollen. Bei der Auswahl der EDI-Lösung ist dann ein wichtiges Entscheidungskriterium, ob das System selbst gepflegt oder ein Dienstleister dafür beauftragt wird. Wird die EDI-Lösung in Eigenregie betrieben, muss in jedem Fall entsprechendes Know-how im Haus sein.

Portal kann Alternative sein

Beim Aufbau der EDI-Lösung ist der EDI-Server mit dem ERP-System zu koppeln. Dafür sind drei Module notwendig: eins für den Datenaustausch, ein Konverter sowie eines für die ERP-Anbindung. Über das ERP-Anbindungsmodul lässt sich die Prozesssteuerung realisieren und automatisieren, wie beispielsweise der Versand von Rechnungen an Auftraggeber in einer festgelegten Frequenz oder regelmäßiger Datentausch mit Geschäftspartnern. Eine Alternative kann ein Web-EDI-Portal sein, wenn das ERP-System nicht ausreichend oder das Unternehmen zu klein ist, um sich eine eigene Lösung anzuschaffen.

Im Rahmen einer strategischen Analyse sollten einige essenzielle Fragen beantwortet werden (siehe Kasten). Daraus ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an das zu konfigurierende EDI-System. In der Regel muss eine sehr individuelle Lösung geschaffen werden, um die Integration von Kunden, Lieferanten, Speditionen sowie Transport- und Logistikunternehmen zu realisieren. Der Datentausch sollte unbedingt in beide Richtungen getestet werden – und zwar so lange, bis der Nachrichtenfluss fehlerfrei ist. Hierfür gibt es IT-Werkzeuge, die EDI-Projekte unterstützen, indem sie beispielsweise Schwachstellen identifizieren oder Textnachrichten korrigieren.

Anspruch dabei sollte immer sein, die Datenqualität zu verbessern und Fehlerquellen auszumerzen. Häufig treten Fehler auf, wenn ein bestehender Lieferant an ein neues Werk liefern soll.

Ein weiterer wichtiger Schritt hin zu einer sinnvollen Digitalisierung von Unternehmensabläufen ist die Integration unterschiedlicher Systeme. Gerade in der Logistik sind außer einem ERP-System viele Anwendungen in Betrieb: Transportmanagement (TMS), Telematik, Fuhrparkmanagement, Lagerverwaltung, Bestandskontrolle, Tourenplanung oder Zoll, um nur einige der wichtigsten zu nennen.

Wettbewerber beobachten

Bei der Zusammenführung für vertriebliche Zwecke kann ein Customer Relationship Managementsystem (CRM) helfen. Hier sind sämtliche Informationen über Kunden gespeichert. Es dient der Planung und Steuerung aller wechselseitigen Beziehungen und Kontakte mit Kunden und lässt sich für Marketingzwecke einsetzen – soweit die gängige Nutzung. Darüber hinaus lassen sich über ein CRM Daten aus ERP oder TMS oder irgendeines anderen Bereichs einsehen. Dadurch lassen sich durchgängige, medienbruchfreie Prozesse schaffen. Ein Wechsel zwischen den Systemen entfällt. Es sind aggregierte Auswertungen als Entscheidungsgrundlage erhältlich. Die Informationen können für jeden bereitstehen, der sie für seine Funktion braucht.

Zudem lassen sich in einem CRM auch Daten von Wettbewerbern speichern, die aus Kundengesprächen oder öffentlichen Quellen verfügbar sind. Auf Aktivitäten der Konkurrenz lässt sich dann schnell reagieren – auch das kann ein Vorteil sein.

Individuelle Lösung ist die Regel

Vor einem EDI-Projekt sind folgende Punkte zu klären:

  • Was soll EDI erreichen, welche Unternehmensbereiche sind betroffen?
  • Unternehmensübergreifende Prozesse definieren, die abgebildet werden sollen: Lieferabrufe, Einkauf, Rechnungsversand, Bestellungen
  • Bestandsaufnahme: Art der Übertragungswege zu welchen Partnern, welche Art von Daten liegen in welchen Formaten vor?
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