Turbo für das TMS: So lassen sich die Systeme aufrüsten

TMS Transportmanagement
Foto: IStock

Das Transport-Management-System (TMS) steht im Zentrum der Spedition und steuert die Auftragsbearbeitung. Doch selbst ein Tausendsassa kann nicht alles. Manche Systeme sind schlicht zu alt; manche Aufgabe ist einfach zu speziell. Zudem lassen sich robuste Systeme mitunter nicht schnell genug an sich ändernde Marktanforderungen anpassen, ohne ihre Kernfunktion zu gefährden. Was tun also, wenn das TMS nicht alle Wünsche erfüllt?

„Moderne TMS lassen sich einfach erweitern“, erklärt Rainer Hoppe, Geschäftsführer des Wiesbadener Beratungsunternehmens Apari Consulting. Mit sogenannten Webservices, die eine Maschine-zu-Maschine-Kommunikation in Echtzeit ermöglichen, können die Systeme um die gewünschten Funktionen und Apps ergänzt werden. Für Speditionen hat das beispielsweise den Vorteil, dass sie die immer komplexer werdenden Anforderungen ihrer Kunden ohne manuellen Zusatzaufwand erfüllen können. Oder ein in die Jahre gekommenes TMS kann noch für eine Weile fit gemacht werden; die einmal getätigte Investition wird so geschützt.

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„Webservices sorgen dafür, dass Speditionen Spezialaufgaben besser erfüllen können. Gleichzeitig halten sie das TMS handhabbar“, verdeutlicht der Experte. Denn je mehr Funktionen in einer einzigen Anwendung abgebildet sind, umso schwieriger wird es, diese zu steuern – die Komplexität droht unbeherrschbar zu werden. Ausnahmen von diesem Prinzip sind TMS, die konsequent den ERP-Ansatz (Enterprise Resource Planning) verfolgen, wie etwa die Lösungen von Anaxco und Soloplan.

Bei diesen gehört es zum Prinzip, möglichst viele Aufgaben entlang der Wertschöpfungskette zu integrieren. „Viele neuere Systeme können bereits von Haus aus mit Webservices arbeiten“, berichtet Hoppe. „Ältere Software dagegen benötigt fast immer Schnittstellen, um andere Lösungen anbinden zu können.“ Und die müssen dann erst aufwendig geschaffen werden. Vom Parallelbetrieb mehrerer nicht verbundener Insellösungen rät er dagegen aus Effizienz- und Qualitätserwägungen dringend ab.

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Angebote für viele Einsatzbereiche

In der Spedition gibt es vier Aufgabengebiete, in denen die Zusatz-Apps besonders wirkungsvoll sind: die operative Abwicklung, der Verkauf, das Auftragsmanagement und die Datenkommunikation.

Im Tagesgeschäft zeigen sich insbesondere in der Planung die Stärken der Zusatzsoftware. Touren- und Routenplanung gehören nämlich traditionell nicht zu den Stärken von TMS. Diese sind darüber hinaus auch nicht auf den Echtzeitdatentransfer ausgelegt, der den Dispositionsspielraum deutlich verbessert. Besonders über Apps für die Zustellung und Abholung inklusive Lademittelmanagement lassen sich so beispielsweise im Nahverkehrs-Handling deutliche Effizienzvorteile erzielen. Telematikanbieter wie TIS und Kratzer haben ihre Softwarepakete über diese Gebiete hinaus nahezu auf den Funktionsumfang eines operativen TMS ausgeweitet.

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Außerdem sollten Versicherungen und Zoll angebunden werden. Wer besonders strategisch arbeitet, betreibt auch als Mittelständler zusätzlich noch ein Frachtführer-Portal, in dem er die Sicherheits-, Umwelt-, Qualitäts- und Arbeitsschutzstandards der beauftragten Transportunternehmen langfristig betrachtet. Eine entsprechende Anwendung ist beispielsweise NX3 vom Anbieter Serie a.

Für Geschäftsanbahnung, Verkauf und langfristige Kundenbindung ist das CRM-System (Customer Relationship Management) unverzichtbar geworden. „Hier finden die emotionalen Aspekte des Speditionsgeschäfts ihren Platz“, sagt Rainer Hoppe. Das CRM sollte dabei insbesondere die Basis für sauber gepflegte Stammdaten bieten. Besondere Highlights sind Features, mit denen sich die Organisation des Angebotsprozesses verbessern lässt – zum Beispiel das Tender-Management-Modul von Logo Consult.

Kundenservice automatisieren

Im Auftragsmanagement profitieren Speditionen besonders von den zunehmenden Möglichkeiten der Digitalisierung – insbesondere im Hinblick auf eine teilweise Automatisierung des Kundenservice. Denn der Trend geht eindeutig zu Kundenportalen, über die Verlader und Empfänger nicht nur Auftragsdaten erfassen, sondern auch den aktuellen Status über alle bei einer Spedition aufgegebenen Sendungen selbst abrufen können – unabhängig davon, welcher Partner oder welche Kooperation diese zustellt. Darüber hinaus sorgen durchgängige Prozesse von der elektronischen Preisanfrage bis hin zur elektronischen Abrechnung mit revisionssicherer Belegarchivierung über Lösungen wie D3 und Oxseed für schnelleres und effektiveres Arbeiten.

Um beides gewährleisten zu können, hat sich auch die Datenkommunikation zu einem Feld entwickelt, auf dem die Speditionen Webservices nutzen sollten. „Nur wer auch seine Partner an die eigene IT anbinden kann und Echtzeitdaten aus allen Netzwerken erhält, in denen er aktiv ist, kann überhaupt den geforderten Kundenservice bieten“, betont Hoppe. Er sieht insbesondere die Anbieter von EDI-Services wie Active Logistics, Supply-Chain-Management-Lösungen wie Axit oder Lobster und Kommunikationsplattformen wie Conizi als wertvolle Ergänzung zum TMS an. Außerdem lassen sich beispielsweise mit den Ankunftszeitprognosen von Synfioo selbst längere Transportstrecken deutlich präziser takten.

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